wtorek, 23 czerwca 2015

[na margnesie] O organizacji

Kiedy w grudniu podjęłam decyzję o składaniu papierów na dwa kierunki magisterskie, wszyscy mówili mi - jesteś taka zorganizowana i pracowita, na pewno sobie poradzisz. Umiesz zarządzać swoim czasem. Kto jak nie ty?!
Dostałam się na oba kierunki. I zaraz po tym zorientowałam się, że tak naprawdę wcale nie jestem zorganizowana. No bo jaki to wyczyn organizować czas, kiedy ma się go za dużo?
Przez pierwsze dwa tygodnie ilość zajęć totalnie mnie przytłoczyła, i jedyne na co miałam siłę, to wczołganie się do łóżka. Po zajęciach od 8 do 19:45 miałam totalnie dość. Ale wiecie co? Organizm się przyzwyczaja i już po miesiącu zajęcia nie stanowiły dla mnie problemu. Ba, nawet byłam dumna, kiedy w tak napięty grafik udawało mi się wcisnąć siłownię i spotkania ze znajomymi.
Ale potem przyszły projekty i sprawy przyjęły zupełnie inny obrót. Skończył się czas na wszystko oprócz uczelni i snu (a o tym za chwilę). Od całkowitej katastrofy uratowało mnie kilka organizacyjnych tricków, którymi z ochotą się z wami podzielę :)





Gdy ma się sporo na głowie, nie ma innego wyjścia z sytuacji jak rozpoczęcie tygodnia od planowania. Na początku chciałabym zaznaczyć w jaki sposób układał się mój tydzień - w poniedziałek i wtorek miałam zajęcia od rana do 20, środę miałam relatywnie wolną (jeden lub dwa wykłady w zależności od tygodnia), czwartek i piątek znów był wytężony. Z tego powodu rozpoczynałam planowanie tygodnia od piątkowego wieczoru, kiedy siadałam i rozpisywałam wszystkie zadania szkolne na następny tydzień. Stworzyłam sobie specjalną tabelę, w której przedmioty ułożone były w kolejności występowania w tygodniu, a obok było miejsce na wpisanie celu na dany tydzień. Dzięki temu na jednej stronie miałam wszystkie informacje dotyczące projektów lub zaliczeń odbywających się w najbliższym czasie i mogłam rozplanować sobie zadania na cały tydzień.



Oczywiście oprócz zajęć na uczelni miałam też inne obowiązki - domowe, rzeczy które komuś obiecałam, zadania z pracy, czy blogowe. Do porządkowania owych mam dwa narzędzia - aplikację Any.do i Kalendarz Google. W tym przypadku, odmiennie niż przy zadaniach uczelnianych, stawiałam na wersje elektroniczne, ponieważ synchronizowały się automatycznie na moim komputerze, telefonie i tablecie, dzięki temu miałam stały dostęp do wszystkich informacji. Apka Any.do to zwykła lista zadań, jednak ma ona 4 przegródki czasowe - dziś, jutro, wkrótce i kiedyś. To bardzo pomocne w priorytetyzacji zadań i ułatwia dzienne przeglądy listy - robią się one bardziej przejrzyste. Używam jej do rzeczy, o których nie chcę zapomnieć, ale zwykle nie mają one konkretnej daty lub godziny wykonania (np.: kupić baterie do myszki lub zapytać o coś prowadzącego). Kiedy muszę zapamiętać konkretną datę i/lub godzinę, korzystam z kalendarza google, który sam wysyła mi przypomnienie o wydarzeniu, a dodatkowo jest dla mnie bardzo przejrzysty. Jego plusem jest też fakt, że mogę go otworzyć na każdym komputerze, logując się na swoje konto gmail.



No dobra, zaplanowanie pracy to dopiero połowa sukcesu. Prędzej czy później (a lepiej prędzej) należy się do niej zabrać. Zdradzę wam dwa tricki, które ułatwią i usprawnią naukę lub robienie projektu. Pierwszą z nich jest metoda 30/15, czyli: 30 min. intensywnej nauki, 15 min. odpoczynku. Tak wiem! To brzmi mało produktywnie. Jednak zauważyłam, że niezwykle szybko się rozpraszam i jedynie przez pół godziny jestem w stanie utrzymywać pełną uwagę na zadaniu. Po tym czasie robię kwadrans przerwy, podczas której absolutnie odrywam się od roboty - idę zrobić herbatę, przerzucam facebooka, karmię kota, cokolwiek. Po kwadransie z nową dawką siły wracam na pół godziny do zajęcia. Ta metoda rewelacyjnie skutkuje przy projektach do których czuję największą niechęć, którymi jestem zmęczona, lub poprawiam je dziesiąty raz. Te, które sprawiają mi przyjemność zwykle robię bez użycia tej metody, w dłuższych blokach czasowych. Drugi trick, jakim chciałam się z wami podzielić jest metoda kartki - znaleziona kiedyś na blogu Ani i przystosowana do moich potrzeb. Jak wspomniałam - strasznie szybko się rozpraszam. A szczególnie ciężko zapanować mi było nad sprawami, które nagle mi się przypominały i nie chciały wyjść z głowy - miałam komuś wysłać zdjęcie, zadzwonić do mamy, podlać kwiatka. Z tego powodu zaczęłam przyklejać sobie małą karteczkę obok laptopa, podczas pracy. I za każdym razem, kiedy przypominała mi się któraś z tych spraw, brałam długopis i dopisywałam ją do listy. Po przepracowanej półgodzinnej sesyjce starałam się w ciągu 15 minut przerwy wykonać daną czynność, o ile oczywiście byłam w stanie ;) To bardzo pomagało i usprawniało robotę (bez facebookowania, dzwonienia i nastawiania prania podczas pracy).

Jest jeszcze jedna fajna metoda, którą stosowałam w planowaniu pracy nad projektem - rozpiska na naprawdę małe kroczki. Ten system zaczęłam prowadzić podczas pisania inżynierki, która totalnie przygniotła mnie obszernością i mnogością zadań do wykonania. Dzięki takiej drobnej rozpisce nie tylko łatwiej jest monitorować postępy nad projektem, ale też poprawia to motywację. Nic tak nie motywuje, jak kolejna skreślona z listy rzecz, prawda? Bez znaczenia czy jest to wysłanie maila, czy skończenie rzutu parteru ;)



Ostatnią rzeczą, o której chciałam dziś napisać jest coś, o czym studenci zwykle zupełnie zapominają - nie lekceważcie potęgi drzemki! Wyspany student, to szczęśliwy student (jednocześnie - mało który student). Czasem oczywiście nie ma mocy - czas się przeraźliwie kurczy i trzeba zrezygnować z kilku godzin snu. Zauważyłam jednak, że kiedy miałam przed sobą ciężki wieczór (lub noc), ale wcześniej, w ciągu dnia położyłam się choćby na 40 minut, to moja praca była zupełnie inna. Bardziej produktywna, z większą energią i zaangażowaniem. Czasem nawet półgodzinna drzemka (tzw. power nap) potrafi uczynić cuda. Spróbujcie!


Podsumowując - nie będę odkrywcza jak powiem, że najważniejszy jest plan. Przetrwałam ten najcięższy semestr, wyszłam z niego nawet nie najgorzej - został mi jeszcze jeden egzamin i dwa projekty do oddania - wszystko w terminie. Czasem trzeba zrezygnować z niektórych przyjemności na rzecz pracy, jednak ostatecznie wysiłek się opłaca. A teraz przepraszam, idę odpoczywać - w parku z przyjaciółmi, w mieszkaniu oglądając serial lub przed babcinym domem wygrzewając raciczki na słońcu :)

3 komentarze:

  1. W takim razie ogromne brawa, ja jestem z natury bardzo organizacyjna, ale przyznaje, że czasem też mi się wszystko wymyka z pod kontroli i czuje się tym przytłoczona, czesto jednak jest to dla mnie sygnał, żeby coś zmienić i się za to zabrać w inny sposób.
    Pozdrawiam serdecznie

    OdpowiedzUsuń
  2. Stosuję metodę kartki! Bez niej nie umiałabym się skoncentrować, a tak wyrzucam myśli i oczyszczam umysł :)

    OdpowiedzUsuń
  3. Stosuję metodę kartki! Bez niej nie umiałabym się skoncentrować, a tak wyrzucam myśli i oczyszczam umysł :)

    OdpowiedzUsuń

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...